Должностная инструкция таксировщика. Правила оформления и ведения путевых листов Кто такой таксировщик в путевом листе

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

• легковой транспорт;
• специальный транспорт;
• грузовое ТС;
• пассажирское такси;
• автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

1. Номер.
2. Наименование.
3. Период действия бланка.
4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

• Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
• дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

• Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
• С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
• Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

• колонна либо бригада;
• прицепы;
• сопровождающие лица;
• места приема и сдачи груза;
• характеристика груза;
• тоннаж груза;
• количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Привезти товары на свой склад, обеспечить производство сырьем или доставить готовую продукцию покупателю. Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное - правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов.

Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.

Для индивидуальных предпринимателей путевые листы также являются обязательными. Их формы приведены в приказе Минтранса России от 30.06.2000 N 68 "О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте".

Согласно Уставу автомобильного транспорта РФ путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства данному юридическому (физическому) лицу, осуществляющему перевозки.

Путевой лист дает право водителю на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания, а также на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специального пропуска.

При приеме груза к перевозке водитель-экспедитор предприятия-перевозчика предъявляет грузоотправителю водительское удостоверение и путевой лист.

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА ОРГАНИЗАЦИЯМИ

Этим же Приказом определен порядок заполнения путевых листов, обязательный для всех предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды и других законных основаниях.

Если предприниматель нанимает на работу водителей, то путевые листы оформляет он сам или специально назначенное им лицо. Если индивидуальный предприниматель лично управляет автомобилем, то он и оформляет себе путевой лист. Так же как и для юридических лиц, путевой лист для индивидуального предпринимателя оформляется только на один рабочий день. Более длительный срок действителен в случае, когда время выполнения задания вне места постоянной стоянки автотранспорта превышает одни сутки (смену).

Порядок заполнения путевого листа у индивидуального предпринимателя аналогичен тому, который был описан в предыдущем разделе, но форма документа иная. По окончании работы путевой лист заверяется личной подписью предпринимателя.

ОБРАБОТКА ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

Путевой лист остается у предприятия-перевозчика и служит основанием для учета транспортной работы автомобиля. В этой статье мы не будем подробно разбирать вопросы таксировки, нормирования расходов топлива и исчисления зарплаты водителя.
Напомним лишь, что фактическое количество израсходованных ГСМ при покупке за наличный расчет подтверждается путевым листом и чеками ККМ, которые сдаются в бухгалтерию (с авансовым отчетом) и позволяют списать эти расходы на себестоимость. Наличные деньги на закупку ГСМ выдаются водителю под отчет. После истечения установленного приказом руководителя срока водитель составляет авансовый отчет по форме N АО-1.

При обработке путевых листов расход горючего определяется по общему пробегу и/или выполненной работе автомобиля в тонно-километрах за день (смену). При подведении итогов работы на оборотной стороне путевого листа в разделе "Расход горючего" указываются наряду с фактическими расходами ГСМ также расходы по нормам, установленным в организации.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции таксировщика, образец 2019 года. Должностная инструкция таксировщика должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности таксировщика, права таксировщика, ответственность таксировщика.

В должностной инструкции таксировщика должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности таксировщика

1) Должностные обязанности. Производит таксировку первичных документов (нарядов, материальных приходных ордеров, требований, накладных и др.) и подсчет итогов по каждому виду документа. Принимает меры по использованию современных технических средств. Работает с приходными и расходными документами, умножает натуральные, количественные показатели на установленные цены, тарифы, расценки, а затем подсчитывает общую сумму в различных документах, работает с прейскурантами оптовых цен.

Таксировщик должен знать

2) Таксировщик при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся порядка заполнения документов; формы первичных документов (нарядов, материальных приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) и порядок их заполнения; порядок выполнения расчетов; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации таксировщика

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Таксировщик относится к категории технических исполнителей.

2. На должность таксировщика принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Таксировщик принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Таксировщик должен знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся порядка заполнения документов;
• формы первичных документов (нарядов, материальных приходных ордеров, требований, накладных и т.п.) и порядок их заполнения;
• порядок выполнения расчетов;
• основы организации труда;
• правила эксплуатации технических средств;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности таксировщик руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Таксировщик подчиняется непосредственно главному бухгалтеру (директору организации, начальнику отдела, др.)

7. На время отсутствия таксировщика (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности таксировщика

Таксировщик:

1. Производит таксировку первичных документов (нарядов, материальных приходных ордеров, требований, накладных и др.) и подсчет итогов по каждому виду документа.

2. Принимает меры по использованию современных технических средств.

3. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

4. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

6. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права таксировщика

Таксировщик имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность таксировщика

Таксировщик несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция таксировщика - образец 2019 года. Должностные обязанности таксировщика, права таксировщика, ответственность таксировщика.

Первичным учетным документом, которым оформ­ляется работа автотранспортного средства, является путевой лист. Формы путевых листов, подлежащие использованию организациями, осуществляющими перевозку грузов и (или) пассажиров автомобильным транспортом, утверждены постановлением Мини­стерства финансов Республики Беларусь от 31 марта 2000 г. № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению» (далее — по­становление № 31).

Бланки путевых листов изготовлены в соответ­ствии с Положением об основных требованиях, предъ­являемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденным постановле­нием Министерства финансов Республики Беларусь от марта 2002 г. № 29. Указанные бланки путевых листов содержат все реквизиты и дополнены опреде­ленными элементами защиты.

Утвержденные в установленном порядке типовые формы путевых листов обязательны к применению всеми организациями независимо от организационно-правовой формы и индивидуальными предпринима­ли.

Служебный легковой автомобиль

Пунктом 1.1 Инструкции по изготовлению, учету,заполнениюи обработке путевых листов служебного легкового автомобиля, утвержденной постановлением № 31 (далее — Инструкция), установлено, что к служебным легковым автомобилям (далее — служебныйавтомобиль) относятся легковые автомобили вместимостью до 9 мест, включая место водителя, используемые в служебных целях.

Бланки путевых листов должны храниться у юридического лица или индивидуального предпри­нимателя и по мере потребности выдаваться под расписку лицу, ответственному за эксплуатацию служебных автомобилей. Путевые листы служебного автомобиля форм 6 и 7 выдаются водителю под рас­писку уполномоченным на то должностным лицом при условии, что предыдущий путевой лист сдан на обработку.

Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несут ру­ководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель, чьим штампом и печатью они за­верены, а также лица, обеспечивающие эксплуатацию служебных автомобилей.

Путевые листы оформляются не только на автомо­били, принадлежащие организации, но и на личные автомобили работников, используемые в служебных целях, а также на их автомобили, взятые в аренду.

Форма 6 путевого листа служебного автомобиля

Путевой лист служебного автомобиля формы б при­меняется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного или нескольких заказчиков в течение 1 дня. Таким образом, оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется ежедневно.

До выдачи путевого листа водителю диспетчер (или другое уполномоченное на то лицо) заполняет следующие его реквизиты:

На лицевой стороне записывается дата выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой ре­гистрации путевого листа в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование пред­приятия (организации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и га­ражный номера; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения;

В разделе «Задание водителю» указываются в соответствующих строках наименования за­казчиков или фамилии, инициалы и должности ответственных лиц предприятий (учреждений), в распоряжение которых поступает автомобиль, а также адреса подачи автомобиля. Если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, то заправщик до выезда автомобиля на линию в разделе «Заправка топливно-смазочными материалами (ТСМ)» записывает в соответствую­щие графы марку ТСМ, номер заправочного листа, количество выданных ТСМ. Диспетчер записывает в графе «Время выезда» фактическое время выезда и заверяет все записи своей подписью или штампом в соответствующей строке. Механик (или другое уполномоченное на то лицо) записывает в соот­ветствующие графы на лицевой стороне путевого листа показания спидометра и количество топлива, находящегося в топливном баке при выезде, затем удостоверяет передачу автомобиля водителю в тех­нически исправном состоянии, разрешение на выезд и правильность всех сделанных им записей своей подписью или штампом в соответствующей строке. Водитель ставит свою подпись в строке «Водитель», удостоверяя тем самым принятие автомобиля в тех­нически исправном состоянии и получение задания на работу.

Во время работы автомобиля на линии в разделе «Выполнение задания» на оборотной стороне путево­го листа водителем при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах «откуда» и «куда» производится запись «По городу». В других случаях по каждой ездке указывается соответственно наименование начального и конеч­ного пунктов маршрута, а также отмечается время отправления с начального пункта и прибытия наконечный пункт. Лица, пользовавшиеся служебным автомобилем, удостоверяют правильность записей, сделанных водителем, своими подписями в соответствующих строках графы «Подпись заказ вразделе «Прочие отметки» уполномоченное на лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает сделанную своей подписью. Сюда же записываются сведения, предусмотренные формой путевого листа (отмети органов ГАИ, Транспортной инспекции и др.).

При возвращении автомобиля с линии водитель строке «Автомобиль сдал» своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет в соответствующих строках показания спидометра, остаток топлива в баке автомобиля и удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а также прием автомобиля от водителя своей подписью. Диспетчер отмечает в соответствующей строке в левой части лицевой стороны путевого листа фактически время возвращения и удостоверяет правильностью записи своей подписью.

При обработке путевого листа уполномоченное на то лицо обрабатывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняя данные реквизитов разделов «Расход топлива»,«Результаты работы автомобиля за смену» и подтверждает правильность произведенных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа. При автоматизированной обработке путевого листа разделы «Результаты работы автомобиля за смену», «Расход топлива», «Для расчетов» заполняются, т.к. их расчет производится с использованием ЭВМ.

Форма 7 путевого листа служебного автомобиля

Путевой лист служебного автомобиля формы 7 применяется при использовании легкового автомобиля в служебных целях при необходимости обслуживания одного заказчика в течение нескольких дней. Оформление нового бланка путевого листа данной формы осуществляется при смене заказчика либо при отсутствии места для внесения новых записей в прежнем бланке путевого листа. Заказчиком могут выступать как сторонние организации, так и отдельные службы организации или ее работники.

До выдачи путевого листа водителю диспетчером на лицевой стороне путевого листа записываются дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистрации в журнале выдачи путевых листов водителям; наименование предприятия (ор­ганизации), его адрес и телефон; марка автомобиля, его государственный и гаражный номер; фамилия и инициалы водителя, его табельный номер и номер водительского удостоверения. В строке «Автомобиль направлен в распоряжение» указываются наименова­ние заказчика или фамилия, инициалы и должность ответственного лица предприятия, в распоряжение которого поступает автомобиль, а также адрес по­дачи автомобиля.

До выезда автомобиля на линию ежедневно за­правщик, если автомобиль заправляется в гараже перед выездом, в графу «Марка топлива» записывает марку топлива, а в графу «Количество, л» — количе­ство выданного топлива и удостоверяет правильность записи своей подписью в графе «Подпись заправщика, №чека АЗС». Диспетчер заполняет графы «Число», «Время выезда», «Показания спидометра при выезде», «Остаток топлива при выезде». Механик сопоставля­ет показания спидометра и остатка топлива в баке автомобиля при выезде, перенесенные диспетчером из предыдущего путевого листа (за предыдущий день при возвращении), с фактическими. Затем удостове­ряет передачу автомобиля водителю в технически исправном состоянии, разрешение на выезд автомо­биля и правильность всех сделанных записей в графе «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен». Водитель своей подписью в графе «Автомобиль в технически исправном состоянии принял» удостове­ряет принятие автомобиля в технически исправном состоянии и получение задания на работу.

Ежедневно при работе автомобиля на линии на оборотной стороне путевого листа в разделе «Вы­полнение задания» водителем в графе 22 (28) указы­вается число месяца. По каждому числу месяца при использовании служебного автомобиля в пределах городской черты в графах 24 (30) и 25 (31) произво­дится запись «По городу». В графе 26 (32) указывается суммарный пробег автомобиля по городу, в других случаях по каждой ездке в графах 24 (30) и 25 (31) указывается соответственно наименование началь­ного и конечного пунктов маршрута, а в графе 26 (32) — расстояние между ними. В разделе «Прочие отметки» уполномоченное на то лицо записывает причину, дату и время начала и окончания простоя и подтверждает запись своей подписью. Сюда же записываются отметки органов, контролирующих работу автомобиля.

При возвращении автомобиля с линии ежеднев­но водитель в графе «Автомобиль сдал» в соот­ветствующей строке своей подписью удостоверяет сдачу автомобиля механику. Механик заполняет графы «Показания спидометра при возвращении», «Остаток топлива при возвращении», удостоверяет правильность заполнения этих реквизитов, а так­же подтверждает прием автомобиля от водителя своей подписью в графе «При возвращении автомо­биль принял». Диспетчер заполняет графы «Время при возвращении», «Время в наряде» (гр. 4 = гр. 3 -гр. 2), «Суточный пробег» (гр. 7 = гр. 6 — гр. 5), «Рас­ход топлива по норме» (гр. 14 = линейная норма гр. 7), «Расход топлива фактически» (гр. 15 = гр. 8 + гр. 12 — гр. 9), «Расход топлива — экономия, пере­расход» — экономия (+) или перерасход (-) (гр. 16 = гр. 14 — гр. 15) и удостоверяет правильность за­полненных реквизитов своей подписью в графе «Подпись диспетчера». При этом графы 4,7,14,15 и 16 заполняются при ручной обработке путевого листа. При автоматизированной обработке раздел «Для рас­четов», а также суммирующая строка раздела «Работа водителя и автомобиля» не заполняются.

После сдачи водителем путевого листа диспетчер при ручной обработке суммирует данные граф 4, 7, 12,14,15 и 16 за весь период действия путевого листа, производит расчет заработной платы в разделе «Для расчетов» и подтверждает правильность произведен­ных расчетов своей подписью на оборотной стороне путевого листа.

Особенности оформления

При поездках служебного автомобиля в пределах города, в котором находится организация (подраз­деление организации, к которому приписан автомо­биль), в графе «Маршрут следования» производится запись «По городу». Адреса маршрута следования не указываются. При поездке служебного автомобиля за пределы города, в котором находится организация, в данной графе указывается наименование начального и конечного пунктов маршрута (город, улица, дом, организация).

Наиболее существенной информацией, содержа­щейся в путевом листе, являются показания спидо­метра, свидетельствующие о пробеге автомобиля. Например, в некоторых случаях в путевых листах формы 6 не указываются показания спидометра, т.к. на их оборотной стороне фиксируются маршруты дви­жения в километрах между пунктами назначения.

Данные реквизитов «Показание спидометра при выезде» и «Показание спидометра по возвращении» путевого листа являются обязательными независимо от произведенных записей в других подтверждаю­щих документах. Снятие этих показаний позволяет сверить общий пробег за рабочий день с данными о выполнении задания по отдельным маршрутам и произвести расчет затрат на ГСМ.

При использовании служебного автомобиля для перевозки мелкогабаритных грузов необходимо применять путевые листы служебного легкового автомобиля формы 6 или формы 7, а не путевые листы грузового автомобиля.

Грузовой автомобиль

Путевой лист грузового автомобиля является основным первичным учетным документом, опреде­ляющим совместно с товарно-транспортной накладной (ТТН) при перевозке товарных грузов или актом замера (взвешивания) при перевозке нетоварных грузов показатели для учета работы грузовых авто­транспортных средств и водителя, а также данные для начисления заработной платы водителю, осущест­вления расчетов за перевозки грузов и формирования статистической отчетности.

Путевые листы форм 3(с) и 3(п) выдаются во­дителю под расписку уполномоченным на то лицом только на 1 рабочий день при условии сдачи водителем путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы выдаются только в том случае, если выполняются междугородные перевозки в течение более суток.

При работе автомобиля вне места расположения перевозчика сроком более суток в составе группы автомобилей путевые листы на весь срок получает старший группы, который ежедневно выдает путевые листы каждому водителю в отдельности после сдачи путевого листа за предыдущий день работы.

Выдаваемый водителю путевой лист должен иметь дату выдачи, штамп и печать перевозчика.

Путевой лист типовой формы 3(с)

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи (число, месяц, год), совпадающая с датой его регистра в диспетчерском журнале. Заполняется строка «Режим работы» (работа в будние дни, командировка, суммированный учет рабочего времени, ежеднев­ный учет рабочего времени и т.д.), в соответствии с которым производится начисление заработной платы водителю. В строке «Лицензионная карточка» записывается ее номер, если перевозки выполняются в междугородном сообщении. Обязательно записы­ваются государственный номер и марка автомобиля, а также гаражный номер автомобиля для автомати­зированного учета его работы, фамилия, инициалы водителя и номер его водительского удостоверения. Одновременно в этой строке записывается класс водителя для установления размера доплаты за классность при ручной обработке путевого листа. В строке «Табельный номер» записывается иден­тификационный номер, присвоенный водителю на предприятии. Записываются государственный номер и марка прицепа или полуприцепа, выпускаемого на линию с автомобилем, а также гаражный номер прицепа или полуприцепа для автоматизированного учета его работы.

Должны быть записаны время выезда и возвраще­ния автомобиля по графику; показания спидометра при выезде автомобиля на линию (переносится показание спидометра при возвращении с линии из путевого листа за предыдущий день работы).

Заполняются данные по заказчику. На основании заявок записывается наименование заказчика, враспоряжение которого должен прибыть водитель для выполнения задания, дата и время прибытия автомобиля к заказчику согласно его заявке или графику работы автомобиля по условиям договора соответственно. Наименование представленного к перевозке груза в соответствии с заявкой заказчика или договора должно быть указано в путевом листе, на основании чего водителем выполняется соответ­ствующая подготовка.

На основании справочников и таблиц расстояний, актов замера расстояний на месте или по карте курвиметром записывается расстояние в километрах между пунктами перевозки. Эти реквизиты служат для определения количества топлива для выполнения перевозки. Дежурный механик при выпуске автомо­биля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в данный путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей. В случае несоответствия наличия топлива в баках автомобиля при выезде показанию остатка топлива, указанному диспетчером в путевом листе, механик совместно с водителем составляет акт установленной формы, после чего в путевой лист вносится показание остатка топлива согласно акту. В нижней части путевого листа в строке «Вы­дать топлива» диспетчером записывается необходи­мое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день, а в строке «Подпись диспетчера» диспетчер удостоверяет своей подписью правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского удостоверения. Если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом на линию, то заправщик в разделе «Движение ТСМ» записывает в соответствующие графы марку и количество выданного топлива или смазочных материалов и удостоверяет правильность записей своей подписью. При заправке в гараже графа 7 «Пунктзаправки» не заполняется.

До выезда автомобиля на линию в нижней части путевого листа медицинский работник подписью личным штампом удостоверяет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Механик указывает фактическое время выезда автомобиля на линию, также ставятся отметки об исправности автомобиля, показания спидометра. Водитель должен подтвердить подписью то, что автомобиль принят в исправном состоянии.

На линии записывается фактическое время при­бытия автомобиля в пункт погрузки с момента предъ­явления путевого листа для определения времени простоя под погрузкой. Записывают все номера ТТН, относящиеся к данному заезду или ездке, а в случае перевозки нетоварных грузов по групповому акту геодезического замера — номер этого акта.

При возвращении автомобиля записываются фак­тическое время возвращения автомобиля и показа­ния спидометра. Ставятся подписи, удостоверяющие сдачу автомобиля в исправном состоянии. В случае неисправности автомобиля оформляется заявка на ремонт.

После сдачи путевого листа записываются рас­стояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива. В разделе «Последовательность выполнения задания» диспетчер записывает общее количество ездок, общее количество сданных ТТН. При автома­тизированной обработке путевых листов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации -заполнение граф:

1) код режима работы;

2) код марки автомобиля;

3) код марки прицепа;

4) код марки ТСМ;

5) код причины простоя.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных товарно-транспортных документов. Таксировщик заполняет данные реквизитов разделов «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов».

Путевой лист типовой формы 3(п)

На лицевой части путевого листа под названием документа записывается дата его выдачи, совпа­дающая с датой его регистрации в диспетчерском журнале, заполняется наименование режима работы, указывается номер лицензионной карточки (при не­обходимости) , данные автомобиля и водителя, время прибытия к заказчику и отбытия от него. На основании заявки заказчика записывается наименование и адрес заказчика, в распоряжение которого должен при­быть водитель для выполнения задания. Указывается количество часов работы согласно заявке (заказу) или условиям договора, число ездок между пунктами погрузки и разгрузки, необходимое для выполнения задания. По согласованию с перевозчиком заказчик может изменить задание водителю с соответствующей записью в разделе «Особые отметки».

Дежурный механик при выпуске автомобиля на линию сверяет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями, перенесенными диспетчером в путевой лист из путевого листа за предыдущий день работы, и удостоверяет своей подписью или личным штампом достоверность сделанных записей. В нижней части путевого листа диспетчер записывает необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий день, и удостоверяет своей подписью правильность заполненных им реквизитов и наличие у водителя водительского удостоверения.

В отрывном талоне заказчика в соответствующих строках записываются наименование перевозчика, марка и государственный номер автомобиля и при­цепа (полуприцепа), номер путевого листа и дата его выдачи.

Перечисленные реквизиты в обязательном порядке отражаются и в талоне заказчика на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.

До выезда автомобиля на линию медицинский работник подписью или личным штампом удостове­ряет возможность допуска водителя по состоянию здоровья к управлению автомобилем. Удостоверяется исправность автомобиля.

На линии заполняется раздел «Маршрут следова­ния», где указывается адрес начальных и конечных пунктов маршрута по каждой ездке. Заказчик по завершению работы автомобиля в отрывном талоне в соответствующие графы записывает время прибытия к заказчику и убытия от него, показа­ния спидометра. Если на автомобиле перевозились товарно-материальные ценности, то в отрывном талоне заказчиком записываются номера ТТН, указывается их количество, а также суммарное количество ездок за рабочий день. Копии ТТН прилагаются к путевому листу. Все реквизиты отрывного талона должны быть отражены и в талоне заказчика на путевом листе. Заполнение талонов производится под копирку.

При возвращении автомобиля указывается факти­ческое время возвращения автомобиля, количество оставшегося топлива. Все данные подтверждаются подписью.

После сдачи путевого листа записываются расстояния, коэффициент изменения нормы расхода топлива. При автоматизированной обработке пу­тевых листов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации — заполнение граф:

1) код режима работы;

2) гаражный номер автомобиля;

3) табельный номер водителя;

4) гаражный номер прицепа.

Затем информация заносится в компью­тер, обрабатывается по заданным алгоритмам и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Таксировка», «Зарплата», «Результаты работы автомобиля и прицепа» не заполняются.

При ручной обработке используются все дан­ные из путевого листа и приложенных товарно- транспортных документов. Таксировщик обра­батывает путевой лист и соответствующие ему документы, рассчитывает и заполняет реквизиты разделов «Талон заказчика» («Расчет стоимости автоуслуг»), «Результаты работы автомобиля и прицепа», «Таксировка», «Зарплата».

Путевой лист типовой формы 4

На лицевой части путевого листа в соответствую­щих строках записываются:

• номер лицензионной карточки;
• номера разрешений для въезда на терри­торию иностранных государств или проезда через них транзитом и даты их выдачи;
• срок командировки водителей;
• номер и дата подачи заявки заказчиком на перевозку груза;
• дата и номер приказа перевозчика на выезд автомобиля.

Записывается марка автомобиля, прицепа или полуприцепа, их гаражные и государ­ственные номера, фамилии и инициалы водителей, номера их водительских удостоверений, показания спидометра при выезде автомобиля, которые пере­писываются в данный путевой лист из предыдущего. В графу 10 записываются планируемые дата и время выезда автомобиля на линию, дата и время его воз­вращения с линии.

Механик при выпуске автомобиля на линию сверя­ет фактическое наличие топлива в баках автомобиля с показаниями остатка топлива.

В нижней части путевого листа в строке «Выдать топлива» диспетчером записывается необходимое для выполнения задания количество топлива с учетом его остатка за предыдущий рабочий день.

До выезда из гаража записывается марка топлива, если автомобиль заправляется непосредственно перед выездом, его количество. Медицинский работник Подписью или личным штампом удостоверяет воз­можность допуска водителя по состоянию здоровья 1управлению автомобилем. Удостоверяется исправ­ность автомобиля.

На линии при изменении задания записывается наименование нового заказчика. При замене водителя заполняются фамилия и табельный номер водителя. Также отражаются наименование страны, наимено­вание начального и конечного пункта, в котором на­ходится заказчик. При заправке топливом на линии указываются дата заправки, пункт заправки, марка ТСМ, количество топлива.

В разделе «Опоздания, простои в пути и прочие отметки» записываются причины простоя, дата и время начала и окончания простоя, а также делаются отметки органов ГАИ, Транспортной инспекции, заказ­чиков при отказе от загрузки автомобиля, различных дорожных, пограничных, таможенных служб и т.п. нижней части оборотной стороны путевого листа родитель удостоверяет своей подписью правильность произведенных им записей.

При возвращении автомобиля указываются фак­тическое время возвращения, показания спидометра, остаток топлива.

После сдачи путевого листа водителем по справоч­нику расстояний диспетчер записывает расстояние между начальным и конечным пунктом на территории каждой страны. Заполнение раздела «Результаты работы автопоезда», графы 43 в разделе «Выполнение задания», а также выполнение расчетов по учету топлива и начислению заработной платы водителям в разделе «Для расчетов» производится только в том случае, если обработка путевого листа осуществляет­ся вручную. Правильность расчетов подтверждается подписями лиц, производивших эти расчеты, в нижней части оборотной стороны путевого листа.

При автоматизированной обработке путевых ли­стов диспетчеру необходимо произвести кодирование информации — заполнение граф:

1) гаражный номер автомобиля, прицепа, полуприцепа;

2) табельный номер водителя;

3) код марки ТСМ.

Перечисленная информация заносится в компьютер, обрабатывается по заданным алгоритмам, и результаты расчетов направляются работникам соответствующих служб предприятия.

Виктория Литвин, экономист

Производственно-практическое издание Транспорт/ сост. Е.В. Гриценко. — Минск: КапиталМедиаГрупп, 2011