Сотрудник остался в месте командировки на выходные или отпуск. Работник остался на выходные в пункте командировки: как учесть расходы на дорогу Можно ли задержаться в командировке на выходные

Вероника Чернышева,
эксперт газеты «Бухгалтерия: бюджет»

Работник согласно приказу руководителя должен был возвратиться из командировки 02.10.2016 г. (выходной день), а вернулся 03.10.2016 г. (рабочий день) в 07:10 утра, т. е., по сути, задержался в командировке на выходной день. Подскажите, как табелировать дни задержки работника и как компенсировать ему расходы на проезд?

Учет рабочего времени работника, направленного в командировку, ведут в соответствии с установленным режимом рабочего времени по основному месту работы, а именно: вместо рабочих дней работнику проставляют отметку, подтверждающую его пребывание в командировке (см. письмо Минсоцполитики от 26.04.2013 г. № 478/13/84-13 ). Основанием для внесения соответствующих записей будет приказ руководителя о направлении работника в командировку.

Итак, воскресенье (02.10.2016 г.) отмечайте в верхней части как выходной день (если, конечно, этот день по графику является для него выходным), а в нижней части - «Х» или прочерк (это не­рабочее время, поэтому и оплачивать его работнику не нужно).

НА ЗАМЕТКУ . Если работник специально командирован для работы в выходной или праздничный день, то компенсация за работу в эти дни выплачивается ему согласно ст. 107 КЗоТ , т. е. в двойном размере (п. 9 разд. І Инструкции № 59 1).

Из вопроса следует, что командированный не должен был работать в выходной день, но согласно приказу о направлении его в командировку предполагалось, что он вернется в выходной день.

Для такого случая в п. 11 разд. І Инструкции № 59 сказано: если приказом руководителя предусмотрен возврат из командировки в выходной день, работнику может предоставляться другой день отдыха . Но ввиду того, что работник вернулся не по приказу (не в выходной день), считаем, что права на дополнительный день отдыха у него нет. По сути, свой выходной он отгулял в месте командировки.

Теперь разберемся с табелированием понедельника (03.10.2016 г.), когда работник фактически вернулся из командировки. Оснований для обозначения в табеле этого дня как командировки (отметка «ВД» или «07») нет , т. к. соглас­но приказу его командировка уже закончилась. Другое дело, если он напишет заявление (докладную записку) с просьбой продлить ему командировку на один день, и руководитель учреждения удовлетворит его просьбу... Но(!) это возможно только при наличии уважительных причин (работник задержался в связи с выполнением производственного задания в выходной день или, к примеру, вынужден был задержаться из-за проблем с транспортом, что нужно подтвердить документально, п. 10 разд. ІІ Инструкции № 59 ). Только в этом случае 03.10.2016 г. можно отметить как командировку. При продлении командировки до 03.10.2016 г. суточные работнику выплачивают по эту дату включительно. Если по приезду работник вышел на работу 03.10.2016 г. и отработал полное рабочее время, то за этот день ему начисляется зарплата за отработанное время (в табеле ставится отметка «Р» или «01»).

Если руководитель не нашел основания для продления командировки удовлетворительными (а задержка на выходные дни, скорее всего, будет расценена именно так), то 03.10.2016 г. работник должен приступить к работе. Этот день отмечается как обычный отработанный день (при условии, что работник отработал этот день). Если командированный не вышел в этот день на работу, ему ставится неявка по невыясненной причине («НЗ» или «28») до выяснения причины его отсутствия.

Расходы на проезд Согласно абз. 2 п. 7 разд. І Инструкции № 59 дата на транспортном билете (прибытие транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой прибытия работника из командировки согласно приказу о командировке .

Но с 11.09.2015 г. в этом вопросе есть небольшое послабление 2 . Теперь если такие даты не совпадают, то с разрешения руководителя во внимание принимается задержка работника в командировке на выходные или праздничные и нерабочие дни (если срок пребывания работника вне места его постоянной работы не будет превышать срок максимальный срок командировки).

За эти дни работнику не возмещают суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки до места постоянной работы) (абз. 3 и 4 п. 7 разд. І Инструкции № 59 ).

Ваша ситуация - как раз этот случай: датыв транспортном билете и в приказе о командировке не совпадают из-за задержки в командировке на выходной день . Если при этом не превышен предельный срок, установленный для командировок (в общем случае согласно постановлению № 98 для командировок в пределах Украины он составляет не более 30 к. дн. ), то вы:

• возмещаете расходы на обратныйпроезд;
• не возмещаете суточные и расходы на наем жилья за дни такой задержки. Последний день, за который выплачиваются суточные, - 02.10.2016 г. Что касается расходов на наем жилья, компенсируйте только те затраты, которые понес бы работник, если бы он вернулся 02.10.2016 г., как оговорено приказом 3 ;
• не издаете приказ о продлении командировки. Однако понадобится приказ руководителя о возмещении работнику расходов на обратный проезд в связи с задержкой в командировке.

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.1998 г. № 59.

2 Подробнее см. «Бухгалтерия: бюджет», № 36/2015, с. 13.

3 Если вы все-таки хотите возместить (или уже возместили) работнику еще и суточные расходы и затраты на наем жилья, нужно оформить продление командировки на основании докладной записки, поданной работником по его возвращении из командировки. Но, повторим, что для продления должна быть уважительная причина задержки.

Датой окончания командировки работника согласно приказу о направлении в командировку является пятница. Работник по собственному желанию задержался в месте пребывания. В организации, куда он был направлен, установлена пятидневная рабочая неделя. К авансовому отчету работник приложил билет на обратную дорогу из места командирования, датированный вечером воскресенья. Отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении не совпадает с датой, указанной в билете. 1. Облагается ли стоимость билета НДФЛ? 2. Учитываются ли затраты на приобретение билета в расходах при исчислении налога на прибыль?

1. Налог на доходы физических лиц.

Пунктом 3 ст. 217 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) предусмотрено, что не подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В абз. 10 данного пункта указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Как указывается в рассматриваемом вопросе, отметка о дне выбытия в командировочном удостоверении работника не совпадает с датой возвращения из командировки, указанной в билете.

Днями начала и окончания командировки работника следует считать дни, обозначенные в приказе о направлении работника в командировку (с учетом времени нахождения в пути).

При необходимости приказом руководителя организации командировка может быть продлена.

Если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В этом случае имеет место получение предусмотренной ст. 41 Кодекса экономической выгоды работником в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска или иного свободного от работы времени до места работы.

Согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса оплата за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в его интересах относится к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме.

Пунктом 1 ст. 211 Кодекса определено, что при получении налогоплательщиком доходов от организаций в натуральной форме в виде товаров (работ, услуг) налоговая база по налогу на доходы физических лиц определяется как стоимость этих товаров (работ, услуг).

Таким образом, оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, является его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит налогообложению в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

2. Налог на прибыль организаций.

Согласно ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

При отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки (либо более ранний выезд работника к месту назначения) произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов.

В случае продления срока командировки приказом по организации суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц на основании п. 3 ст. 217 Кодекса и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса.

Основание: Письмо Минфина РФ от 1 апреля 2009 г. N 03-04-06-01/74 Подборка по материалам информационного банка "Финансист" системы КонсультантПлюс. Составители Е.В. Зернова, О.Б. Солдатова.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе суточных, а также расходов по проезду (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Статьей 166 ТК РФ установлено, что особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. В настоящее время действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение).

Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени в пути. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи (п. 7 Положения). Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия такого транспортного средства в место постоянной работы (п. 4 Положения).

Из этих норм не следует, что расходы по проезду возмещаются работнику только в том случае, если он сразу после выполнения служебного поручения вернулся в место постоянной работы. Более того, в п. 25 Положения прямо предусмотрена ситуация, когда работник из-за временной нетрудоспособности не имеет возможности по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства. Нормы о том, что в такой ситуации обратный проезд не оплачивается, в Положении нет.

Полагаем, что в случае, когда работник вернулся в место работы позже определенного работодателем срока окончания командировки и, соответственно, представил в качестве подтверждения расходов по проезду к месту постоянной работы билет, дата которого не совпадает с датой окончания командировки, работодатель вправе отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть веские основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой. Если же работодатель знал о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе о направлении работника в командировку, и не возражал против этого, он в любом случае обязан произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Ведь в такой ситуации у работодателя нет оснований говорить о том, что проездной документ не связан с командировкой. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник ни возвращался.

Как указано в ч. 1 ст. 168 ТК РФ, суточные - это дополнительные расходы, связанные с проживанием работника вне места его постоянного жительства. В соответствии с п. 11 Положения суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Соответственно, если выполнивший служебное поручение работник задержался в месте командирования по личным причинам на несколько дней, работодатель не обязан компенсировать расходы работника, обусловленные его проживанием вне места постоянного жительства, поскольку такие расходы не связаны с командировкой.

Случаются ситуации, когда командированный работник, с разрешения руководителя организации задерживается в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска. По прибытии, к составленному работником авансовому отчету по командировке, наряду с другими оправдательными документами, приложен обратный билет с датой приезда позднее окончания срока командировки, указанного в приказе о направлении работника в командировку. Подлежат ли налогообложению НДФЛ суммы возмещения расходов работнику по проезду из места командировки к месту постоянной работы в том случае, если он задержался в месте командирования на выходные дни, нерабочие праздничные дни или на время отпуска? Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль, суммы возмещения расходов работнику на обратную дорогу в вышеуказанной ситуации? Попытаемся ответить на эти вопросы.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в частности расходов, связанные с проездом к месту командирования и обратно (ст. 167 и 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Данная норма также закреплена в ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение).

На основании решения работодателя о направлении в командировку работника, оформляется распоряжение, определяющее срок для выполнения служебного поручения и командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)) (ст. 166 ТК РФ, п. п. 3 и 7 Положения).

Налоговый кодекс РФ п. 3 ст. 217 предусматривает освобождение от обложения НДФЛ всех видов, установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. В свою очередь при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

В письмах Минфина России от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 N 03-04-06/6-234, от 07.08.2012 N 03-04-06/6-221, от 10.06.2010 N 03-04-06/6-111 был рассмотрен порядок налогообложения НДФЛ в ситуациях, когда работник задержался в месте командирования на выходные, нерабочие праздничные дни или на время отпуска.

Финансисты не дают однозначного ответа, утверждая, что если работник возвращается из места командирования позднее установленной даты, указанной в приказе о командировании, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. В качестве критерия для оценки целевого характера расходов на проезд из командировки, предлагается использовать длительность периода времени на который задержался работник в месте командирования.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы.

В этом случае оплата организацией за сотрудника билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, в соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 Кодекса, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 Кодекса.

Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.

Отметим, что в письмах Минфина РФ не приведен критерий значительности превышения срока командирования. Вед в отдельных случаях отпуск может быть предоставлен, например на один или два дня. Поэтому данный вопрос налогоплательщику придется решать самостоятельно.

Хотелось бы отметить, что существует противоположное мнение судов. В Постановлении ФАС Уральского округа от 19.06.2007 N Ф09-3838/07-С2 сделан вывод о том, что в рассматриваемой ситуации возмещение стоимости билета работнику производится в интересах работодателя и является компенсацией расходов, а не полученным работником доходом, соответственно, НДФЛ не облагается. Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2.

Таким образом, в случае если сотрудник задержался в месте командирования на длительный срок чтобы провести отпуск, во избежание споров с налоговыми органами, а так же учитывая отсутствие обширной положительной арбитражной практики по данному вопросу, организации безопаснее будет обложить стоимость обратного проезда НДФЛ.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Для того что бы признать командировочные расходам в целях налогообложения налогом на прибыль применяются общие для всех расходов требования, предусмотренные п. 1 ст. 252 НК РФ, таким образом главное чтобы расходы были экономически обоснованы и документально подтверждены.

В частности Минфин России в своих письмах от 03.09.2012 N 03-03-06/1/456 (п. 1), от 20.09.2011 N 03-03-06/1/558, от 16.08.2010 N 03-03-06/1/545 (п. 2), от 01.04.2009 N 03-04-06-01/74 (п. 2), от 26.03.2009 N 03-03-06/1/191 разъясняет, что при отнесении затрат на оплату проезда работника к месту командировки и обратно к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли организаций, необходимо принимать во внимание, что указанные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. Таким образом, вне зависимости от времени, проведенного в месте назначения, расходы на приобретение проездного документа для проезда работника из места командировки к месту постоянной работы могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, если дата выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы совпадает с датой, на которую приобретен вышеуказанный проездной билет, а также если задержка выезда командированного из места командировки произошла с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов. Соответственно, если работник планирует задержаться в месте командирования, предположим на выходные дни, ему необходимо сообщить об этом руководителю организации и получить его разрешение, например представить руководителю служебную записку, в которой изложены намерения провести выходные в месте командирования и получить на ней разрешительную резолюцию или же руководитель может издать отдельное разрешительное распоряжение на основании служебной записки работника. Данные документы необходимо приложить к авансовому отчету командированного сотрудника наряду с другими оправдательными документами.

Разъясните пожалуйста оплату нахождения сотрудника в служебной командировке в выходные дни, если направили его по приказу с понедельника по пятницу, но он остался в другом городе (месте командирования) на субботу и воскресенье (по личным делам) и в приказе стоит по воскресенье. Как нам поступить в следующих случаях:1. В случае если мы узнали (знали изначально), что он занимался личными делами и не оплачивать выходные дни только обратные билеты (в табеле выходной день ставить)?2. Или если мы не знаем почему он вернулся в воскресенье, а не в пятницу и для оплаты этих дней он должен доказать уважительную причину задержки (какими документами)?3. Или он вернулся по билетам в 08:00 в субботу, то как её оплачивать (опять же спрашивать причину такого приезда)?Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее : В любом случае, задержка сотрудника в месте командировки должна быть обоснованна и разрешена.

Задержка выезда из командировки должна осуществляться с разрешения руководителя, подтверждающего целесообразность выбытия из командировки в более позднюю дату.

Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).

Сотрудник остается в месте командировки непродолжительное время (на выходные дни), то оплата проезда от места проведения командировки до места работы к возникновению экономической выгоды не приводит. То есть, производится оплата проезда сотрудника из командировки.

По общему правилу за работу командированного в выходные или праздничные дни полагается отгул или повышенная оплата (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). То есть, если сотрудник не был занят работой в выходной день, то оплата ему не полагается. Оплачивается только обратный билет к месту службы.