Построение организационной диаграммы вручную – О Visio по-русски. Программадля построения структуры.

Программадля построения структуры

Visio - это незаменимый инструмент HR, позволяющий автоматизировать такие задачи, как создание актуальной организационной структуры, создание единой панели данных по сотрудникам, найм и подготовка реструктуризации. В средних и крупных компаниях работа HR-специалиста включает большое количество типовых и при этом трудозатратных задач. Например, для оптимизации организационной структуры, реструктуризации, оценки эффективности персонала часто требуется быстро и наглядно проанализировать существующую схему организации, и без современных информационных технологий эта задача может стать для кадровика головной болью, а с технологиями - конкурентным преимуществом.

В задачи отдела персонала Microsoft в России входит обеспечение компании необходимым количеством высокопрофессиональных специалистов, развитие сотрудников и их компетенций, удержание и вовлечение работников в жизнь компании, оптимизация организационной структуры.

И, конечно, для этого мы используем определенные программные продукты, которые позволяют решать все перечисленные задачи эффективнее.

Например, в Microsoft используется внутренняя рекрутинговая база данных Headtrax, с которой процедура подбора и найма сотрудника проходит поэтапно, подобно тому, как продажа проходит через CRM-систему.

Это дает возможность отделу персонала сокращать риски и временные затраты, контролировать процесс на всех этапах. Для повышения лояльности сотрудников мы используем внутренний портал интранет на базе Microsoft SharePoint, куда специалист может обращаться за необходимой информацией, узнавать новости компании, размещать свои инициативы и т.

Интранет также позволяет сократить время на работу с типовыми запросами в отдел персонала: Для решения таких глобальных задач, как оптимизация организационной структуры, повышение эффективности работы персонала, оздоровление оргструктуры и т.

В нашем подразделении для этих целей используется Microsoft Visio - приложение, которое позволяет подключить данные из различных источников например, списка контактов в почте или таблицы Excel и быстро представить их в виде доступных для осмысления и дальнейшей работы диаграмм. Благодаря визуализации я могу на одной странице увидеть всю структуру компании, конкретных сотрудников, информацию по ним, их взаимоподчиненность друг другу, организованность в отдельные команды и т.

Оргчарт используется для реструктуризации компании, анализа качества работы персонала и оптимальности существующей оргструктуры. Можно также быстро посмотреть уровень загрузки сотрудников и групп, если в компании есть соответствующее ПО для подсчета рабочих часов, увидеть график выполнения KPI, уровень удовлетворенности сотрудников и т. Можно настроить оргчарт так, чтобы соответствующая информация подкачивалась в диаграмму из баз данных, и оргчарт автоматически обновлялся, исходя из новых показателей.

Таким образом, я могу в любую минуту получить актуальный вариант существующей схемы организации, не тратя времени на ее обновление. Подобная автоматизация позволяет более чем в 10 раз сократить время, которое HR-специалист вынужден тратить на отрисовку оргструктуры в Excel, PowerPoint или Word, вручную копируя типовые элементы, проставляя линии подчинения одних сотрудников другим и т.

Например, оргчарт организации из человек при наличии центральной базы данных в Excel, Exchange или другой программе можно сделать всего за 1 час. Без единой базы данных эта работа займет всего 3 часа. Если в компании состав сотрудников, их должности и отделы меняются достаточно часто, то необходимость автоматизации этой задачи становится очевидной. Чем больше компания, тем актуальнее визуализация организационной структуры. Более того, в какой-то момент, по мере роста штата и количества данных о нем, без визуализации воспринять и проанализировать оргструктуру компании становится попросту невозможным.

Более того, визуализация помогает сократить временные затраты не только HR-менеджеров, но и руководителей компании. Оргчарт - это удобный инструмент для анализа и быстрого принятия верных управленческих решений. Допустим, компания задалась целью провести реорганизацию с целью сокращения затрат или повышения производительности сотрудников. С помощью визуализации данных можно быстро отобразить базовую оргструктуру компании в наглядном и удобном для анализа виде, и на ее основе создать несколько сценариев реорганизации.

Таким образом, руководитель сможет быстро просмотреть варианты и выбрать оптимальный, или прямо на диаграммах прорисовать свой. В завершение хочется отметить, что сегодня информационные технологии проникают во всех сферы жизни, и умение использовать преимущества, которые они предлагают, необходимо. Это делает эффективнее не только HR-службу, но организацию в целом. И, что немаловажно, - современные инструменты для визуализации данных легки и просты в использовании.

Например, пользоваться Visio я научилась самостоятельно всего за 3 дня и сегодня трачу время, освободившееся в результате автоматизации типовых процессов, на решение стратегически задач.

Используйте функциональные блок-схемы, если нужно создать схему процесса и определить сферы ответственности на каждом из шагов.

Схемы с дорожками - это популярная вариация блок-схем, организованная по ролям, функциям или отделам. Каждый шаг процесса помещается на конкретную дорожку, исходя из того, кто выполняет или кто отвечает за этот шаг процесса. На простом примере мы создадим схему с дорожками процесса найма сотрудников, организовав шаги в дорожки на базе ролей для определения зон ответственности.

На вкладке Функциональная блок-схема в группе Вставить дважды щелкнем на кнопке Дорожка, чтобы добавить в схему еще две дорожки.

Введем Руководитель ОК в качестве заголовка для второй дорожки, Специалист ОК для третьей дорожки и Кандидат для нижней дорожки. На вкладке Главная в группе Сервис щелкнем на кнопке Соединительная линия, а затем нарисуем соединительную линию от верхней точки фигуры Сообщение о необходимости найма к левому краю фигуры Записать в журнал запрос найма. Перетащим фигуру Процесс на дорожку Специалист ОК и введём Подготовить описание вакансии и отсеивающие вопросы.

Продолжим добавлять фигуры в схему и рисовать соединительные линии от предыдущей фигуры к новой, чтобы в конечном итоге получилась такая схема. Добавим соединительную линию между нижней точкой соединения фигуры Кандидат принимает? Щелкнем на соединительной линии между фигурой Кандидат принимает? Организационная диаграмма обычно используется для отражения структуры организации путем отображения информации о том, кто кому подчиняется.

Рассмотрим, как вручную построить организационную диаграмму в Visio Щелкнем на вкладке Файл File и выберем вкладку Создать New. В разделе Категории шаблонов Tempate Categories щелкнем на категории Бизнес Business , а затем дважды на миниатюре Организационная диаграмм Organization Chart. Перетащите фигуру Директор Executive из набора фигур Фигуры организационной диаграммы Organization Chart Shapes в центр вверху страницы документа.

Надстройка организационных диаграмм отображает анимированное диалоговое окно, показывающее, как нужно добавлять в схему дополнительные фигуры. Не снимая выделения с фигуры, введите Магнус Гедлант. Затем нажмите клавишу ENTER и во второй строке введите Президент. Перетащите фигуру Руководитель Manager на фигуру Магнус Гедлант. Затем введите Магдалена Карват, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент.

Повторите предыдущий шаг и обратите внимание, что надстройка разместила вторую фигуру руководителя сбоку от первой. Не снимая выделения с новой фигуры, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент. Перетащите еще одну фигуру Руководитель Manager на фигуру Гедланда. Введите Джорджио Веронеси, нажмите клавишу ENTER и введите Вице-президент. Перетащите две фигуры Должность Position на фигуру Джорджио Веронеси и введите Джанет Скорр в первую и Рейна Кабатана во вторую. Перетащите одну фигуру Должность Position на фигуру Магдалена Карват и введите Филипп Регорик.

Механизм размещения фигур организационной диаграммы скрыл часть фигур Рейна Катабана за фигурой Филипп Регорик. На вкладке Организационная диаграмма Org Chart в группе Макет Layout щелкните на кнопке Изменить макет Re-Layout , чтобы решить проблему.

Перетащите фигуру Консультант Consultant на фигуру Магдалена Карват и введите Сандип Калият. Обратите внимание, что фигура консультанта имеет штрихпунктирную границу.

Перетащите фигуру Вакансия Vacancy на фигуру Эллисон Браун и введите Открыта. Обратите внимание, что фигуры вакансий имеют пунктирные границы. На вкладке Организационная диаграмма Org Chart в группе Макет Layout щелкните на кнопке Изменить макет Re-Layout.

Сейчас вы создали довольно сложную организационную диаграмму, практически только перетаскивая фигуры и вводя текст. Теперь мы можем придать нашей организационной диаграмме более привлекательный вид благодаря встроенным в Visio темам. На вкладке Конструктор Design в группе Темы Themes выберите наиболее подходящую вам по корпоративному стилю тему и посмотрите, как изменится ваша диаграмма. Дальше вы можете изменить цвет заливки для разных фигур, настроить шрифт и т.

В нашем сегодняшнем посте мы предлагаем выполнить небольшое упражнение по созданию нового рисунка, связанными с данными. Для выполнения этого упражнения откройте документ, приложенный к этому посту. На вкладке Данные Data в группе Отображение данных Display Data щелкните на кнопке Рисунки, связанные с данными Data Graphics , чтобы открыть коллекцию.

В коллекции рисунков, связанных с данными, выберите команду Создать рисунок, связанный с данными Create New Data Graphic. Открывается пустая версия диалогового окна Создание рисунка, связанного с данными New Data Graphic.

Fox Manager 2.5 BPA – новая система бизнес-моделирования

В диалоговом окне Создание рисунка, связанного с данными New Data Graphic щелкните на кнопке Создать элемент New Item. В разделе Экран Display диалогового окна Создать элемент New Item раскройте список Поле данных Data field и выберите Владелец Owner. Visio создает список всех значений в поле Владелец Owner во всех фигурах на этой странице и назначает цвет каждому из них.

В диалоговом окне Создание рисунка, связанного с данными New Data Graphics щелкните на кнопке Создать элемент New Item. Щелкните на стрелке в раскрывающемся списке Стиль Style , чтобы просмотреть список наборов значков. В разделе Положение Position диалогового окна убедитесь, что флажок Использовать положение по умолчанию Use default position не выбран.

Затем в списке По вертикали Vertical выберите Над фигурой Above shape. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Создать элемент New Item , затем на такой же кнопке в диалоговом окне Создание рисунка, связанного с данным New data Graphics. На вкладке Данные Data в группе Отображение данных Display Data щелкните на кнопке Рисунки, связанные с данными Data Graphics , затем щелкните на вновь созданном рисунке.

Блоки процессов в схеме выделены цветами, которые отражают ответственного за каждую задачу. Кроме того, каждый шаг в процессе показывает цветной флажок, обозначающий относительный риск, связанный с этим шагом. Рисунки, связанные с данными, являются динамическими. Это означает, что при изменении лежащих в основе данных рисунки также будут изменены.

Чтобы убедиться в этом, откройте окно данных фигуры для любой фигуры и измените значение риска. Флажок в верхнем правом углу фигуры немедленно изменит свой цвет.

Продукты Visio и Project. Главная Сыграем Visio Project Visio сценарии. Visio для HR Visio - это незаменимый инструмент HR, позволяющий автоматизировать такие задачи, как создание актуальной организационной структуры, создание единой панели данных по сотрудникам, найм и подготовка реструктуризации. Автоматическое создание организационных диаграмм Видео: Visio для HR scheme.

Все кадры в одном кадре. После завершения данного курса вы сможете: Создание схемы с дорожками. Щелкнем на вкладке Файл и выберем вкладку Создать. В области шаблонов щелкнем на категории Блок-схема и выберем шаблон Функциональная блок-схема.

Надстройка схем-дорожек помещает на страницу документа полосу с заголовком и две дорожки. Дважды щелкнем на строке Заголовок и введем Схема с дорожками процесса найма сотрудников. Дважды щелкнем на заголовке Функция верхней дорожки и введём Вербовщик. С помощью инструмента Соединительная линия соединим предыдущую фигуру процесса с новой. Готовая схема с дорожками должна быть похожа на ту, что представлена на рисунке ниже. Построение организационной диаграммы вручную.

Надстройка автоматически размещает новую фигуру под фигурой Гедлантда. Перетащите фигуру Помощник Assistant на фигуру Эллисон Браун и введите Гэйб Фрост. Перетащите фигуру Помощник Assistant на фигуру Джорджио Веронеси и введите Ян Ли. Перетащите фигуру Помощник Assistant на фигуру Магнус Гедланд и введите Кейси Хикс.

Надстройка организационной диаграммы компонует диаграмму заново.

Организационная структура в Business Studio

Сейчас вы создали довольно сложную организационную диаграмму, практически только перетаскивая фигуры и вводя текст Теперь мы можем придать нашей организационной диаграмме более привлекательный вид благодаря встроенным в Visio темам. Создание новых рисунков, связанных с данными. Открывается диалоговое окно Создать элемент New Item. В списке Отображение Displayed as выберите Цвет по значению Color by Value. Щелкните на кнопке ОК. В разделе Экран Display в списке Поле данных Data field выберите Риск.

В списке Отображение Displayed as выберите Набор значков Icon set. Выберите набор с цветными флажками. Диалоговое окно Создать элемент New Item должно выглядеть, как на следующем рисунке. Введите следующие значения в пустых текстовых полях справа от цветных флажков: Красный - 5, Оранжевый - 4, Желтый - 3, Зеленый - 2, Синий - 1.

Центральная часть диалогового окна должно выглядеть, как на рисунке. Загрузить пробную версию Visio Купить Visio онлайн Купить Visio через партнеров.

Загружаемые файлы Центр загрузок Microsoft. Microsoft в социальных сетях. Популярные ресурсы Безопасность и защита от вирусов. Windows Phone и смартфоны. Планирование ресурсов предприятия и управление отношениями с клиентами. Легализация Windows для бизнеса.

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. По умолчанию используются следующие поля:

должность;
электронная почта

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма .

Из набора элементов в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор ).

Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.

Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчинённого лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.

Продолжите перетаскивание фигур подчинённых в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

2.2.2. Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Этот способ оптимален, если поля сведений по умолчанию не соответствуют требованиям, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм .

На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера , а затем нажмите кнопку Далее .

Выберите вариант Excel или Текст с разделителями , введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее .

Примечание. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.

В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные.

Примечание. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.

Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Источники данных, которые можно использовать:

лист Microsoft Excel;

текстовый файл;

каталог Microsoft Exchange Server;

источник данных, совместимый с ODBC.

Источник данных должен обязательно содержать столбцы с именем сотрудника, уникальным идентификатором и именем руководителя сотрудника. Названия столбцов в источнике данных не имеют значения, так как мастер автоматически определяет содержимое этих столбцов или полей (имя сотрудника или имя руководителя).

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они введены в этом поле.

Уникальный идентификатор. Этот столбец может совпадать со столбцом имен сотрудников, если всех их зовут по-разному. В противном случае для каждого сотрудника необходимо задать значение, идентифицирующее его уникальным образом.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор каждого руководителя (его имя или код). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

Пример. Способ создания организационной диаграммы с данными из файла Excel.

Для построения диаграммы на листе Excel должны находится колонки, которые однозначно интерпретируют объекты организационной диаграммы и их подчиненность, например: Имя, Должность и подчиненность.

Для построения самой диаграммы необходимо выбрать в Visio соответствующий тип организационной диаграммы.

Рис. 11

Рис.12

Также можно указать папку с фотографиями и, если будет совпадение названия фотографии с полями подключаемого файла, Visio автоматически подтянет фотографии в диаграмму.

Естественно, по желанию, имеется возможность настройки диаграммы, с помощью соответствующей вкладки.

И получить, например, диаграмму с фото сотрудников (рис.13)

Рис. 13. Варианты организационных структур

Организационная диаграмма - это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, как показано в приведенном ниже примере, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. Фигуры организационной диаграммы могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно даже добавлять рисунки.

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию.

На вкладке Файл выберите команду Создать , затем - категорию Организационная диаграмма и элемент Организационная диаграмма . После этого нажмите кнопку Создать .

А затем нажмите кнопку Далее .

Выберите вариант Excel или Текст с разделителями Далее .

Примечание: При выборе Excel Текст с разделителями

Важно: Столбцы Имя и Руководитель

Примечание: Справка .

Примечание:

Имя сотрудника.

Уникальный код

Руководитель сотрудника.

На первой странице мастера установите флажок .

Примечание: Для большинства страниц мастера доступна специальная справка. Для ее получения нажмите клавишу F1 или кнопку Справка .

Рамка группы

Обновить данные

Создание простой организационной диаграммы

Автоматическое создание организационной диаграммы из новой таблицы данных

Этот метод лучше всего подходит, если поля сведений по умолчанию не соответствуют потребностям пользователя, а в другом приложении необходимые данные отсутствуют.

На вкладке Файл выберите команду Создать , затем - категорию Бизнес

Выберите вариант Excel или Текст с разделителями , введите имя для нового файла, а затем нажмите кнопку Далее .

Примечание: При выборе Excel откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. При выборе Текст с разделителями откроется приложение «Блокнот» с примером текста.

В любом из этих открытых приложений используйте образец текста в качестве примера вида сведений, которые требуется включить, и введите вместо него необходимые данные.

Важно: Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако другие столбцы можно изменять, удалять или можно добавлять дополнительные столбцы.

Завершите работу приложения Excel или «Блокнот», а затем закончите действия в мастере.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Этот метод лучше всего подходит, если сведения, которые необходимо включить в организационную диаграмму, уже находятся в документе, например, на листе Microsoft Office Excel или в папке Microsoft Exchange Server.

Убедитесь, что таблица или лист содержат столбцы для имен сотрудников, уникальных идентификаторов и руководителя.

Примечание: Этим столбцам можно присвоить любые имена. Запустив мастер организационных диаграмм, можно указать столбцы (или имена полей), содержащие имя, код и руководителя.

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они вводятся в это поле.

Уникальный код Если все имена не являются уникальными, для каждого сотрудника необходимо включить столбец с уникальным идентификатором, например, кодом сотрудника.

Руководитель сотрудника. Это поле должно содержать уникальный идентификатор руководителя (его имя или номер кода). Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы оставьте это поле пустым.

На вкладке Файл выберите команду Создать , затем - категорию Бизнес , а затем - мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отображали отношения виртуальной группы. Соберите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка. Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы . Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы - это по сути измененная прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Обновление созданных организационных диаграмм

Чтобы отразить изменения в структуре организации, необходимо вручную внести в организационную диаграмму нужные изменения либо создать новую диаграмму. При создании новой диаграммы в нее не включаются изменения, внесенные в старую диаграмму. Чтобы диаграммы выглядели похоже, в новую диаграмму необходимо снова добавить все темы или фотографии, добавленные в фигуры старой.

Если фигуры связаны с данными, данные обычно обновляются при выполнении команды Обновить данные , но только внутри существующих фигур. При обновлении данных фигуры не добавляются и не удаляются.

Создание простой организационной диаграммы

Этот способ лучше всего подходит для создания небольшой организационной диаграммы с полями сведений по умолчанию. Используются поля по умолчанию, указанные ниже.

Автоматическое создание организационной диаграммы из новой таблицы данных

В меню Файл выберите команду Создать , затем - команду Бизнес , а затем выберите мастер Организационная диаграмма.

Завершите работу приложения Excel или «Блокнот», а затем закончите действия в мастере.

Автоматическое создание организационной диаграммы с использованием существующего источника данных

Имя сотрудника. Имена сотрудников отображаются на фигурах организационной диаграммы в том виде, в каком они вводятся в это поле.

Уникальный код Если все имена не являются уникальными, для каждого сотрудника необходимо включить столбец с уникальным идентификатором, например, кодом сотрудника.

Кому подчиняется сотрудник Это поле должно содержать уникальный идентификатор - имя или номер кода - руководителя. Для сотрудника корневого уровня организационной диаграммы это поле необходимо оставить пустым.

В меню Файл выберите команду Создать , затем - команду Бизнес , а затем выберите мастер организационных диаграмм.

На первой странице мастера установите флажок по данным из файла или базы данных .

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Обновление созданных организационных диаграмм

Это завершающий урок, в нем рассматривается:

построение бизнес-диаграмм, предназначенных для создания финансовых отчетов, отчетов о продажах, прибылях и убытках, схем иерархии и др.
создание схем и планов этажей для управления расстановкой и перемещением сотрудников и оборудования, учета оборудования, планирования рабочих мест, а также разработки маршрутной карты.
улучшение внешнего вида и привлекательности схемы за счет рисунков, размещение объектов схемы в различных слоях, управление слоями, а также разработка собственных шаблонов.

Диаграммы и графики

Назначение шаблона Диаграммы и графики

Шаблон Диаграммы и графики категории шаблонов Бизнес содержит фигуры схем и графиков, предназначенных для создания финансовых отчетов, отчетов о продажах, прибылях и убытках, бюджетов, статистических анализов, задач учета, рыночных прогнозов и годовых отчетов.

Вставка диаграммы Excel

В Visio используется приложение Microsoft Excel 2010 для обеспечения возможностей работы с диаграммами. Диаграмму или график данных можно добавить в документ двумя способами:

Диаграмму или график можно создать непосредственно на схеме. При создании диаграммы в Visio для редактирования ее данных используется Excel, но потом данные сохраняются в файле Visio. На вкладке Вставка в группе Иллюстрации щелкните кнопку Диаграммы .
В диаграмму будет добавлена внедренная книга Excel, содержащая два листа: с диаграммой и с таблицей данных. Чтобы добавить данные, щелкните в книге Excel ярлычок страницы с меткой Лист1 . На ленте Visio появятся вкладки Excel для работы с данными. Чтобы отформатировать диаграмму, выделите ее во внедренной книге. На ленте появятся три вкладки Работа с диаграммами ; команды и коллекции на этих вкладках можно использовать для форматирования диаграммы.
Диаграмму или график Excel можно вставить в свой документ и связать с данными из файла Excel. При копировании диаграммы, сохраненной в файле Excel, и вставке ее в документ данные в диаграмме связываются с этим файлом Excel. Если необходимо изменить данные в диаграмме, нужно внести изменения в связанный лист в Excel, а затем обновить данные в документе Visio. Лист Excel — это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом Visio.

Задание 1

Задание 2

Задание 3

Организационная диаграмма

Назначение организационной диаграммы

Организационная диаграмма — это схема иерархии, которая обычно используется для отображения отношений между сотрудниками, должностями и группами.

Организационные диаграммы могут быть как простыми, так и большими сложными схемами, основанными на сведениях из внешнего источника данных. могут отображать основные сведения, например имя и должность сотрудника, или подробную информацию, например подразделение и учетный отдел. К фигурам организационной диаграммы можно добавлять рисунки.

Создание простой организационной диаграммы

отдел;
телефон;
должность;
электронная почта.

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите категорию шаблонов Бизнес и дважды щелкните шаблон Организационная диаграмма .
Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите на страницу фигуру корневого уровня для организации (например, Директор ).
Выделив фигуру, введите для нее имя и должность.
Из набора элементов Фигуры организационной диаграммы в окне Фигуры перетащите фигуру для первого подчиненного лица на фигуру руководителя. При этом автоматически будет создана связь между двумя фигурами в иерархии.
Продолжите перетаскивание фигур подчиненных в фигуры руководителей и ввод имен и должностей.

Автоматическое создание организационной диаграммы из нового файла данных

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите вариант Бизнес и дважды щелкните шаблон Мастер организационных диаграмм .
На первой странице мастера установите флажок по данным, введенным с помощью мастера , а затем нажмите кнопку Далее .
Выберите вариант Excel или Текст с разделителями , введите имя нового файла, а затем нажмите кнопку Далее .
Примечание. Если был выбран вариант Excel, откроется лист Microsoft Office Excel с примером текста. Если был выбран вариант Текст с разделителями, откроется Блокнот, также содержащий пример текста.
В любом из этих приложений используйте образец текста в качестве примера того, сведения какого типа необходимо включить, и введите вместо него необходимые данные.
Примечание. Столбцы Имя и Руководитель необходимо сохранить, однако при этом можно изменить, удалить или добавить другие столбцы.
Выйдите из приложения Excel или Блокнот, а затем завершите работу мастера.

Выделение групп с помощью рамки группы или пунктирных линий

Создав организационную диаграмму, можно расположить сведения в ней таким образом, чтобы они отражали отношения виртуальной группы. Выделите связанные между собой фигуры вместе и добавьте соединители из пунктирных линий, отражающие структуры подотчетности второго порядка.

Кроме того, для выделения виртуальных групп можно использовать фигуру Рамка группы . Отношения подотчетности, заданные пунктирной линией, работают так же, как и обычные соединители. Рамка группы — это прямоугольная фигура, с помощью которой можно визуально группировать другие фигуры и присваивать этим группам имена.

Задание 4

Задание 5

Подготовьте организационную схему предприятия (см. Рис. 5.9).

Рис. 5.9. Схема организационной структуры предприятия

Для этого:

Назначение схемы причинно-следственных связей

На схемах причинно-следственных связей отражаются все факторы, оказывающие влияние в конкретной ситуации, т. е. все причины, вызывающие определенные следствия. Такие схемы также называются схемами Ишикавы.

При выборе шаблона Схема причинно-следственных связей из категории шаблонов Бизнес открывается страница документа с фигурой оси (следствие) и четырьмя прямоугольниками категорий (причины), что позволяет сразу приступить к работе. В шаблоне также содержатся фигуры, представляющие основные и второстепенные причины, с помощью которых можно создавать более детализированные схемы.

Создание схемы причинно-следственных связей

Откройте вкладку Файл , щелкните Создать , выберите категорию Бизнес и дважды щелкните элемент Схема причинно-следственных связей .
Выделите на странице документа ось (горизонтальную стрелку) и введите текст с описанием следствия, проблемы или цели.
Определите количество категорий причин, приводящих к данному следствию, и выполните одно из указанных ниже действий.
- Чтобы добавить категорию, перетащите на страницу документа фигуру Категория 1 или Категория 2 и разместите ее таким образом, чтобы наконечник стрелки касался оси.
- Чтобы удалить категорию, выделите фигуру и нажмите клавишу .
Для каждой категории причин на странице документа выделите соответствующую фигуру и введите название.
Чтобы представить основные причины, входящие в категории, перетащите на страницу документа фигуры Основная причина и привяжите наконечники стрелок к линиям категорий.
Чтобы представить второстепенные причины, влияющие на основные, перетащите на страницу документа фигурыВторостепенная причина и привяжите наконечники стрелок к линиям основных причин.

Чтобы пометить основную или второстепенную причину, выделите соответствующую фигуру и введите текст.

Задание 6

Схема EPC

Назначение шаблона схема EPC

Шаблон Схема EPC категории шаблонов Бизнес содержит фигуры для разработки схем событийной цепочки для документирования бизнес-процессов.

Задание 7

Создайте новый документ на основе шаблона Схема EPC категории шаблонов Бизнес .
Подготовьте схему процесса обработки заказа (см. Рис. 5.13).
Сохраните документ под именем Схема EPC .
Закройте документ.

Рис. 5.13. Процесс обработки заказа

План этажа, план рабочих мест

Назначение шаблона План этажа

Шаблон План этажа из категории шаблонов Карты и планы этажей используется для разработки планов, архитектурной и строительной документации и структурных схем. Масштаб 1:48 (для американской системы мер) или 1:50 (для метрической системы мер).

Создание плана этажа

Назначение шаблона План рабочих мест

Шаблон План рабочих мест из категории шаблонов Карты и планы этажей предназначен для создания чертежей, схем и планов этажей для управления расстановкой и перемещением сотрудников и оборудования, учета оборудования, планирования рабочих мест.

Создание плана рабочих мест

Изменение масштаба

Задание 1

Маршрутная карта

Назначение шаблона Маршрутная карта

Шаблон Маршрутная карта из категории шаблонов Карты и планы этажей содержит фигуры элементов транспортной системы, таких как автомагистрали, стоянки, пересечения, дорожные знаки, железные дороги, станции, реки и здания.

Задание 2

Вставка рисунков, слои

Вставка рисунков

Как и в случае с Microsoft Word, PowerPoint и многими другими приложениями, Microsoft Visio позволяет импортировать в схему разные типы рисунков, что обеспечивает улучшение внешнего вида схемы и позволяет придать ей привлекательность.

Для вставки рисунка в схему выполните действия:

Перейдите на вкладку Вставка , в группе Иллюстрации щелкните кнопку Рисунок .
В открывшемся окне Вставка рисунка выберите файл рисунка и щелкните кнопку Открыть .

Для вставки в схему картинки из клипарта выполните действия:

Перейдите на вкладку Вставка , в группе Иллюстрации щелкните кнопку Картинка .
В открывшемся окне Картинка :
- в поле Искать напишите ключевую фразу для поиска картинки,
- в списке Искать объекты выберите тип объекта для поиска (иллюстрации, фотографии, видео, звук),
- при необходимости поставьте флажок Включить контент сайте Office.com , который позволит Вам расширить диапазон поиска,
- затем щелкните кнопку Начать .
Перетащите найденный объект из окна Картинка на схему.

Работа со слоями

Microsoft Visio 2010 позволяет организовывать объекты в слои и управлять различными свойствами всех членов слоя одновременно: можно управлять тем, будут ли печататься члены слоя, будут ли они отображаться на странице документа, можно ли их выделять и др.

На карте города, например, можно поместить дороги на один слой, канализационный трубопровод — на другой, водопровод — на третий и здания — на четвертый. Организовав схему подобным образом, можно заблокировать определенные слои, чтобы при работе с фигурами на других слоях не допустить непреднамеренное перемещение или выделение этой коллекции объектов. Также, можно распечатать карту, показывающую только дороги и здания.

Слои обеспечивают значительную гибкость в управлении частями сложной схемы. Однако работа со слоями требует некоторого планирования, поскольку картина может усложниться. Страница документа может иметь множество слоев, каждый слой имеет свои свойства, и любая фигура может находиться на одном или на нескольких слоях одновременно или не быть на слое вовсе.

Чтобы создать новый слой выполните действия:

На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните кнопку со списком Слои и выберите команду Свойства слоя…
В открывшемся окне Свойства слоя щелкните кнопу Создать…
В окне Создание слоя в поле Имя слоя введите его название и щелкните ОК .
В окне Свойства слоя настройте свойства, используя флажки:
- Флажок Видимый управляет тем, отображаются ли на странице документа фигуры слоя.
- Флажок Печать включает или исключает членов слоя из печати.
- Флажок Активный все фигуры, добавляемые на страницу, автоматически включает в этот слой. Активными в каждый момент времени могут быть несколько слоев. В этом случае новые фигуры добавляются на все активные слои.
- Флажок Блокировка запрещает выделение, перемещение или редактирование фигур слоя. На заблокированный слой нельзя добавить фигуры.
- Флажки Привязка разрешает/запрещает привязку других фигур к фигурам этого слоя.
- Флажок Приклеивание разрешает/запрещает приклеивание других фигур к фигурам этого слоя.
- Флажок Цвет позволяет временно перекрывать цвета всех объектов на слое, снятие этого флажка возвращает оригинальные цвета членам слоя. При установке флажка Цвет для слоя в нижнем правом углу диалогового окна активируются настройки Цвет слоя и Прозрачность .
По окончании настройки свойств слоя щелкните кнопку Применить , затем ОК .

Для удаления слоя выполните действия:

На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните кнопку со списком Слои и выберите команду Свойства слоя…
В открывшемся окне Свойства слоя щелкните удаляемый слой в списке слоев и нажмите кнопку Удалить . Подтвердите удаление слоя.

Примечание: при удалении слоя будут удалены все фигуры, размещенные в данном слое.

Для добавления фигуры на слой выполните действия:

Выделите добавляемую на слой фигуру.
На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните кнопку со списком Слои и выберите команду Назначить слою .
В открывшемся окне Слой отметьте флажком слой/слои, на которые следует добавить фигуру. Если нужного слоя нет, его можно создать, щелкнув кнопку Создать … Закончив выполнение действий в окне Слои , нажмите ОК .

Для исключения фигуры со слоя выполните действия:

Выделите исключаемую со слоя фигуру.
На вкладке Главная в группе Редактирование щелкните кнопку со списком Слои и выберите команду Назначить слою .
В открывшемся окне Слой снимите флажок с название слоя, из которого исключается фигура, нажмите ОК .

Задание 1

Создание шаблона

Если вы создали документ, который вы сами или другие пользователи будут использовать в качестве отправной точки для создания собственных документов, его следует сохранить как шаблон. Преимущество шаблона заключается в том, что он не изменяется, когда его кто-то использует. Как и в случае с шаблонами, которые поставляются вместе с Visio, если пользователь выбирает шаблон, то создается новый документ, который наследует все атрибуты шаблона, включая конкретные наборы элементов, передние и фоновые страницы и даже предварительно заготовленные фигуры на одной или нескольких страницах.

Для сохранения документа в виде шаблона выполните следующие действия:

На вкладке Файл выберите команду Сохранить как .
В открывшемся окне Сохранить как :
- Откройте папку, в которой будет сохранен шаблон.
- В поле Имя файла введите имя шаблона.
- В поле со списком Тип файла выберите Шаблон (*.vst) .
- Щелкните кнопку Сохранить .

Для создания документа на основе пользовательского шаблона откройте файл шаблона. При этом будет создан новый документ, унаследовавший атрибуты шаблона.

Задание 2

Откройте файл План помещения.vsd .
Сохраните документ как шаблон. Для этого:
- На вкладке Файл выберите команду Сохранить как .
- В открывшемся окне Сохранить как :
  - В поле Имя файла введите имя шаблона Офис .
  - В поле со списком Тип файла выберите Шаблон (*.vst) .
  - Щелкните кнопку Сохранить .
Закройте Visio .
Откройте шаблон Офис.vst из папки, в которую Вы его сохранили. На экране появится новый документ, созданный на основе шаблона Офис.vst .
Поместите на схему офисные аксессуары. Сохраните документ под именем Размещение аксессуаров в офисе . Закройте документ.
Еще раз откройте шаблон Офис.vst из папки, в которую Вы его сохранили. На экране появится еще один документ, созданный на основе шаблона Офис.vst .
Закройте Visio .

Предисловие

Эта статья является одной из глав книги (которую я надеюсь, в скором времени допишу) посвященной разработке элементов бизнес-графики с использованием программы Microsoft Visio 2007 .
В этой книге я постарался описать технологию разработки визуальных элементов , которую уже много лет успешно использую в своей практике.

Помимо этого, книга содержит набор практических упражнений, которые позволят Вам не только отточить навыки создания графических элементов в программе Visio, но и развить навык визуального структурирования информации , проще говоря — визуализации .
На основе материала практических упражнений, Вы сможете быстро создавать графические элементы для использования в работе или учебе.

Глава приводится с некоторыми сокращениями.

Организационное проектирование

За время своего существования любая компания неоднократно проходит периоды организационных реформ и структурных изменения. Эти процессы зачастую сопровождаются изменением организационно-функциональной структуры компании.
Эти преобразования сопровождаются многочисленными собраниями, совещаниями на которых выступающие представляют свои варианты будущей структуры отдела, департамента или всей компании. Основным документом в этом процессе чаще всего является организационная диаграмма .

Организационная диаграмма это визуальное представление структурных единиц предприятия с учетом их иерархии и взаимоподчиненности. Существует три основных уровня представления организационных диаграмм, которые чаще всего используются на практике:

Уровень функциональных единиц;
Это «верхний» уровень любой компании. Структурными элементами здесь являются функциональные блоки.
Уровень организационных единиц;
Под организационными единицами здесь подразумеваются департаменты, отделы, офисы и т.п.
Уровень штатных единиц;

Визуализация организационных структур, обычно не вызывает трудностей даже у новичков. Древовидная иерархия прямоугольников интуитивно-понятна и не требует каких-либо комментариев или пояснений.
Давайте рассмотрим несколько структурных и стилевых вариантов, которые легко создать с использованием специализированных фигур из набора шаблонов.

Базовый вариант верхнего уровня

Давайте представим компанию, состоящую из трех департаментов, руководители которых непосредственно подчиняются генеральному директору. Организационную структуру этой компании можно представить так.

Для создания этого варианта я не использовал специализированные фигуры Visio из палитры «Фигуры организационной диаграммы». Это обычные прямоугольники. Чтобы немного «оживить» диаграмму и придать ей объем — использованы тени. А чтобы немного её «смягчить» — контуры прямоугольников выполнены оттенком серого цвета.

Расширенный вариант

Обычно, реструктуризация в компаниях затрагивает только отдельные департаменты, подразделения или отделы. В таких случаях необходимо более детально отразить структуру подразделения, которое подвергается реорганизации, например, «Департамент развития технологий и проектов».
В рамках нашей визуальной концепции это можно сделать так.

«Расширенная» структура.

Получившаяся диаграмма не является «верхом совершенства» — она несимметрична, ее тяжело «вписать» в прямоугольный слайд. Чтобы визуально «уравнять» левую и правую сторону диаграммы мы можем использовать различные методы — от простой перегруппировки фигур, до добавления новых элементов, зрительно уравнивающих композицию.

Перегруппировав элементы диаграммы, мы получаем следующую диаграмму:

«Расширенная» симметричная структура.

Добавив в диаграмму дополнительный графический элемент — в нашем случае это стилизованный текстовый блок, мы также получаем относительную визуальную симметрию. Помимо этого, появляется возможность размещения на диаграмме дополнительной информации, что иногда является очень полезным.

Использование «уравнивающего» элемента.

В некоторых случаях необходимо сделать визуальный акцент только на объекте реструктуризации. Для этого мы используем контрастное выделение объекта — более толстая рамка и темный цвет, при этом делая остальные объекты менее контрастными.

Контрастное выделение.